Budgetverwaltung
Die Budgetverwaltung zeigt eine Übersicht aller Vorgangsnummern mit entsprechenden Budgetnamen, zugehörigem Hauptbudget und der Budgetkategorie, dem Jahr für welches das Budget gültig ist, der Status des Budgets (aktiv, inaktiv) und den Standort für welchen das Budget zur Verfügung gestellt wurde.
Die Einträge der Liste lassen sich wahlweise nach Hauptbudget oder Budgetkategorie aber auch nach allen anderen Feldern filtern und sortieren.
Aus der Übersicht heraus kann ein Budget bearbeitet werden.
Wenn der Benutzer eines der Budgetvorgänge zur Bearbeitung aus der Übersicht auswählt, öffnet sich das Detailfenster aus welchem nähere Informationen zum Vorgang entnommen werden können. Einige der Felder kann der Benutzer noch einmal überarbeiten. Die Felder wurden bei der Erstellung eines neuen Budgets bereits von der zuständigen Person gepflegt. Falls Änderungen vorgenommen werden müssen, kann der Verantwortliche hier Budgetnamen, Liegenschaft, Gewerk, Status, sowie Budgetjahr und Budget verändern.
Der Benutzer erhält hier eine Übersicht über das gesamte sich in der Budgetkategorie befindliche Budget zum gegebenen Jahr, das bereits verbrauchte und das noch verfügbare Budget. Liegt das verfügbare Budget im positiven Bereich, so erscheint es in einem grünen Feld, wurde es bereits überschritten, erscheint der negative Wert in einem rot unterlegten Feld.
Wenn das verfügbare Budget überschritten oder aufgebraucht wurde, kann der Benutzer den Status des Budgets bei Bedarf auf inaktiv setzten. Inaktive Budgets können nicht weiter belastet werden.
Die Budgetübersicht zeigt alle Aufträge/Verträge, welche das ausgewählte Budget belastet haben.
Das Feld Titel zeigt die belastenden Aufträge/Verträge.
Falls ein Auftrag das Budget mit Schätzkosten belastet, tauchen diese im Feld Schätzkosten der Budgetübersicht auf. Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, werden die bisher geschätzten Kosten durch die tatsächlich angefallenen Kosten ersetzt.
Stornierte Aufträge mit Schätzkosten belasten nicht das Budget und werden daher nicht abgerechnet. Trotzdem werden die Schätzkosten von stornierten Aufträgen in der Budgetübersicht aufgeführt.
Die Felder Berechnung und Beauftragt werden vom Standard nicht genutzt.
Aus der Übersicht der Budgetverwaltung heraus, kann der Benutzer ein neues Budget anlegen.
Legt der Benutzer ein neues Budget an, werden die Felder zur Erfassung des Budgets (Erfasser, Erfassungsdatum) vom System vorbelegt. Alle anderen Felder sind vom Benutzer auszufüllen. Wie im gesamten essentialsFM Portal sind Pflichtfelder rot gekennzeichnet.
Hinweis: Budgetkategorien lassen sich nur auswählen, wenn das Hauptbudget in Budgetkategorien unterteilt ist. Sollte dies noch nicht geschehen sein, kann der Benutzer das in der Datenpflege nachholen.
Speichert der Benutzer das soeben von ihm angelegte neue Budget, erscheint es nun in der Budgetverwaltung.
