Allgemeine Einstellungen
Im Menüpunkt Allgemeine Einstellungen können verschiedene, modulspezifische Einstellungen vorgenommen werden, die im Folgenden erläutert werden.
Hier kann die Einstellung vorgenommen werden, ob alle erstellten Verträge einem Freigabeprozess unterliegen müssen. Wird diese Checkbox aktiviert, so lässt sich der Status eines Vertrages beim Anlegen lediglich auf die Status in Bearbeitung und inaktiv setzen. Den Status aktiv kann ein Vertrag dann nur durch den Verantwortlichen erhalten, welcher den Vertrag freigibt.
Die Freigabe sorgt dafür, dass nur Vertragsaktivitäten in den Aktivitätenlisten erscheinen, deren Verträge freigegeben wurden und damit den Status aktiv haben.
Die Checkbox Auto-Aktivität mit E-Mail-Funktion bewirkt die automatische E-Mail-Benachrichtigung der Verantwortlichen für die Vertragsaktivitäten. Die Rahmenbedingungen für diese E-Mail lassen sich unter der TAB-Karte E-Mail Einstellungen definieren.
Das Offset für Auto Aktivität gibt an, zu welchen Zeitpunkt die vom System generierte Vertragsaktivität angelegt wird.
Beispiel:
Gibt man bei der Erstellung eines Vertrages das Vertragsende 31.12.2014 an, so wird bei einem Offset von 60 die Vertragsaktivität Wiedervorlage für den 01.11.2014 erstellt, also 60 Tage vor Vertragsende.
Hinweis: Sobald ein Auslaufdatum für einen Vertrag eingetragen wurde, erstellt das System automatisch eine erste Vertragsaktivität (Wiedervorlage zum Vertragsende).
Hier lässt sich das Zeitintervall für die Vorschau der Bearbeitungslisten einstellen. Standardmäßig ist das Zeitintervall auf 10 Tage gesetzt, d.h. der Benutzer kann in den jeweiligen Bearbeitungslisten alle Aktivitäten der nächsten 10 Tage einsehen.
In der TAB-Karte E-Mail Einstellungen lässt sich für die Reminder-E-Mail eine Vorlage mit freiwählbarem Betreff und Inhalt generieren. Für jede Aktivitätart können die Bestimmungen individuell definiert werden. So kann zwischen Wiedervorlage, Qualitätskontrolle und Stichprobenprüfung gewählt werden. Zudem kann ein Offset angegeben werden, welcher bestimmt, wie viele Tage vor Terminfrist der Empfänger die Reminder-E-Mail erhält. Der E-Mail Text kann von dem System vordefiniert werden, wobei die Objekte in eckigen Klammern [] Parameter darstellen, die beim Versenden von dem System durch den wahren Inhalt ersetzt werden.