Anlagenbezogene Wartungsplanung

Um einen Wartungsauftrag mit all seinen Wartungstätigkeiten zu erstellen, muss zunächst ein Wartungsplan angelegt werden. Die Informationen, die für den Wartungsplan relevant sind, wurden bereits in dem Menüpunkt Anlagenerfassung in das System eingepflegt. Um einen Wartungsplan für eine Anlage zu generieren, klickt man auf das Doppelpfeil-Symbol im Baum rechts neben der Anlage (siehe Abbildung). Daraufhin wird ein Plan, mit all den zur technischen Anlagen zugeordneten Informationen, automatisch erstellt.

Hinweis: Wartungspläne sind in diesem Menüpunkt (Anlagenbezogene Wartungsplanung) immer anlagenbezogen. Das Anlegen einer globalen Wartungsplanung wird im Abschnitt Globale Wartungsplanung erläutert.

Sollten im Modul Anlagenerfassung zu dieser Anlage Anpassungen vorgenommen worden sein, z.B. eine Tätigkeit ergänzt oder entfernt, so kann, durch einen erneuten Klick auf das Doppelpfeil-Symbol, der Wartungsplan dieser Anlage aktualisiert werden.

Nachdem der Plan angelegt wurde, wird dem Nutzer ein Dialogfenster mit mehreren TAB-Karten angezeigt. Diese sind standardmäßig Kopfdaten, Beschreibung, int. Ausführende, Vertrags-/Firmendaten, Wartungstätigkeiten und Dateianhang. Für den Inhalt gilt, dass alle zur technischen Anlage angegebenen, relevanten Informationen hier automatisch in den Wartungsplan übernommen werden. Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet.

Im Reiter Kopfdaten (siehe Abbildung) werden alle wichtigen Basisinformationen zum Plan erfasst. Zur späteren Steuerung des Wartungsauftrages muss hier eine verantwortliche Abteilung eingegeben werden (beispielsweise zur Eingabe der Kosten). Ebenfalls kann hier die Örtlichkeit der Wartung eingetragen werden. Fallen alle Tätigkeiten der gewählten Anlage in der gleichen Örtlichkeit an, so wird diese vom System automatisch angegeben.
Wichtig ist in diesem Reiter das Feld Status. Nur wenn der Status aktiv ist, werden neue Aufträge im vorgegebenen Intervall automatisch generiert. Setzt man den Status auf inaktiv, so werden keine neuen Aufträge mehr erstellt.

Der Reiter Beschreibung enthält weitere Informationen, wie Gewerk und Anlage. Auch diese Informationen werden automatisch gefüllt, falls sie für alle Tätigkeiten gleich sind. Des Weiteren kann hier der Wartungsrhythmus festgelegt werden. Wird dieser auf fest gesetzt, steht eine Wartung in einem festen Intervall an. Unabhängig davon, ob die vorherige Wartung pünktlich durchgeführt worden ist oder nicht, richtet sich der neue Wartungstermin in diesem Fall immer nach dem geplanten letzten Wartungstermin. Anders ist dies bei der Einstellung nach Erledigung. In dem Fall richtet sich der neue Wartungstermin nach dem Datum der Erledigung des letzten Wartungstermins.

Im Reiter Vertrags-/Firmendaten können Informationen zu externen Dienstleistern, sowie ein Vertrag zwischen den beiden Parteien hinterlegt werden. Ist bereits ein Vertrag bzw. eine Firma unter Anlagenerfassung angegeben worden, dann werden diese Daten, wie Ansprechpartner, Adresse und Telefonnummer, hier automatisch in den Plan übernommen.

In diesem Reiter wird auch das Vertragsende aufgeführt. Das System überprüft selbstständig, ob dieses erreicht ist. Ist dies der Fall, so wird kein neuer Wartungsauftrag mehr angelegt. Sollte allerdings die Option automatische Verlängerung aktiviert worden sein, so werden auch weiterhin, trotz des erreichten Ablaufdatums automatisch vom System immer wieder neue Aufträge generiert.

Der Reiter Wartungstätigkeiten zeigt alle zu verrichtenden Tätigkeiten für diese Anlage an. Klickt man auf den Pfeil rechts neben einer Tätigkeit, werden auch hier noch einmal detaillierte Informationen zur Tätigkeit angegeben.

Im Reiter Dateianhang können erneut Fotos oder elektronische Dokumente für diesen Wartungsplan ergänzt werden. Einmalig werden bei der Planerstellung die Dokumente angehängt, danach ist dies nicht mehr notwendig. Bei jeder Auftragsgenerierung werden die Anhänge automatisch an den Wartungsauftrag übertragen.

In der Regel werden die Termine für die Wartungen erst in diesem Menüpunkt festgelegt. Ist dies jedoch bereits bei der Anlagenerfassung geschehen, so werden diese Informationen natürlich automatisch in den Plan übernommen.
Soll für alle Tätigkeiten der gleiche Wartungstermin gelten, so kann komfortabel in der letzten Zeile der Terminfelder ein Datum eingegeben werden, welches für alle Tätigkeiten dieses Objektes übernommen wird. Wichtig ist, dass jede Tätigkeit mit einem Termin versehen sein muss, um einen Plan zu generieren. Wird versucht, einen Plan zu erstellen und fehlen Termine oder Intervalle, so meldet das System einen Fehler.

Dies ist wichtig, um einen sauberen Ablauf bei der Generierung der Wartungsaufträge aller Tätigkeiten in beliebigen Intervallen zu gewährleisten.

Sind alle notwendigen Daten eingetragen, so werden durch einen Klick auf den Button Auftrag generieren/aktualisieren ein oder mehrere Wartungsaufträge erzeugt. Ab jetzt ist der Wartungsplan aktiv. essentialsFM erzeugt selbstständig in den vorgegeben Intervallen Wartungsaufträge. Wurde eine Wartung durchgeführt, werden automatisch neue Wartungsaufträge für die nächste Wartung erstellt, ohne dass der Nutzer etwas tun muss. Ein Wartungsplan braucht also nur einmal erstellt werden.

Alternativ kann der Wartungsplan hier zur späteren Verwendung gespeichert werden (Plan speichern).

Tätigkeiten aus einem Plan, die zum gleichen Termin anstehen, werden in einem Auftrag gebündelt. So wird eine maximale Übersicht über alle zu verrichtenden Arbeiten zum betrachteten Datum gewährleistet. Sind unterschiedliche Intervalle zu den verschiedenen Tätigkeiten angegeben, so spaltet sich ein Auftrag nach der Erledigung in mehrere Aufträge zu unterschiedlichen Terminen auf. Diese werden, falls die Termine nach erneuter Durchführung der Wartung wieder zusammenfallen, erneut zu einem Auftrag zusammengeführt.

Beispiel:

Der Termin von Wartungstätigkeit A wird auf den 01.07.2014 mit einem Intervall von 1 Jahr gesetzt.

Der Termin von Wartungstätigkeit B wird auf den 01.07.2014 mit einem Intervall von ½ Jahr gesetzt.

Wartungsauftrag (WA) 1 wird demnach auf den 01.07.2014 mit Wartungstätigkeit A und Wartungstätigkeit B gesetzt.

WA 2 liegt auf dem 01.01.2015 und beinhaltet nur Wartungstätigkeit B.

WA 3 liegt auf dem 01.07.2015 und bündelt wieder beide Wartungstätigkeiten, A und B.

Allgemein gilt, dass alle Tätigkeiten die aus einem Wartungsplan stammen und zum gleichen Termin anstehen, in einem Wartungsauftrag gebündelt werden.

Neben den Buttons Plan speichern und Auftrag generieren/aktualisieren befindet sich rechts der Button Wartungsbaum. Dieser lässt sich zu jedem Zeitpunkt des Prozesses einsehen. Er gibt einen kurzen Überblick über den generierten Wartungsplan und den Stand der im Wartungsplan enthaltenen Wartungsaufträge mittels einer Symbolik die der Abbildung zu entnehmen ist. Der in der Abbildung dargestellte Wartungsplan enthält fünf Wartungsaufträge. Zwei davon wurden innerhalb der vorgegebenen Frist erfüllt (vor oder an dem Wartungstermin), einer wurde nach der Frist erledigt. Zu sehen ist der Wartungstermin und der tatsächliche Durchführungstermin rechts neben der Spalte Wartungsgegenstand. Zwei Aufträge sind noch offen. Wobei sich einer der beiden offenen Aufträge noch innerhalb der Frist befindet, der andere Auftrag hat diese bereits überschritten.

Welche Status ein Wartungsauftrag annehmen kann, lässt sich im Kapitel Exkurs: Definition der Status einsehen.