Reinigungskontrolle
Die Reinigungskontrolle ermöglicht die Erstellung, Verwaltung und Dokumentation von Reinigungskontrollen und deren Ergebnissen. In der Liste Reinigungskontrolle sieht der Benutzer die bisher erstellten Reinigungskontrollaufträge innerhalb eines vom Benutzer selbst frei wählbaren Zeitraumes. Initial werden nur offene Reinigungskontrollen angezeigt. Über die Checkbox Alle Status anzeigen, lassen sich nicht nur die zugewiesenen und sich in Bearbeitung befindlichen Aufträge anzeigen, sondern auch die erledigten Aufträge.
Die Einstellung der Checkbox wird pro Benutzer und Datenbank gespeichert.
Eine vollständige Prüfung aller gereinigten Räume eines Objektes durchzuführen ist in der Regel ab ca.11 zu prüfenden Räumen zu kostenintensiv für viele Unternehmen. Daher bietet es sich an, für die Kontrolle eine Stichprobe aus der Gesamtzahl der zu reinigenden Räume eines Objektes zu ziehen. Die DIN 13549 bietet dazu Tabellen zur Ermittlung des Stichprobenumfangs und Konformitätsindizes an. Ebenfalls aus Kosten- und Aufwandsgründen kann es jedoch notwendig sein, die Stichprobengröße zu begrenzen. Der Benutzer in essentialsFM hat viele Möglichkeiten die Stichprobe für die Reinigungskontrolle zusammenzustellen um die Stichprobenzusammenstellung bestehenden Prozessen und unternehmensinternen Konventionen gerecht zu werden.
Neben der Stichprobenzusammenstellung über eine (teilweise) zufällige Auslosung der Räume hat der Benutzer auch die Möglichkeit nur bestimmte Räume zur Kontrolle auszuwählen, beispielsweise Räume, die eine Nachkontrolle erfordern. Im Folgenden werden beide Möglichkeiten der Stichprobenzusammenstellung genauer erläutert.
Über Auftrag anlegen (Zufall) kann der Benutzer seine Stichprobe zufällig über das essentialsFM System zusammenstellen lassen. Je nach vorgenommener Einstellung, kann sich die Stichprobe nach der gesamten Losgröße richten oder nach den vorhandenen Nutzungsarten der Räume (geschichtete Stichprobe).
Der Benutzer kann mit Auftrag anlegen (Zufall) einen neuen Reinigungskontrollauftrag anlegen, bei dem sich die Größe der Stichprobe nach der Gesamtheit der Räume je ausgewähltem Reinigungslos richtet.
Daher ist die Auswahl des Reinigungsloses auf der TAB-Karte Auftrag zwingend erforderlich für die Stichprobenzusammenstellung auf der TAB-Karte Auswahl. Sofern das Los, der empfohlene Prüftermin und ein Kontrolleur ausgewählt wurde, kann ein Kommentar hinzugefügt werden mit einem prüfungsrelevanten Hinweis. Der empfohlene Prüftermin beeinflusst die Bearbeitung des Auftrages auf dem mobilen Gerät. Erst mit Erreichen des Prüftermins wird der Auftrag für den Bearbeiter auf dem mobilen Gerät zur Bearbeitung freigegeben.
In der TAB-Karte Auswahl hat der Benutzer drei Möglichkeiten, die prüfungsrelevante Stichprobe zu erstellen. Der Benutzer kann den Prüfumfang manuell bestimmen, nach DIN13549 oder nach eigenen Vorgaben.
Die manuelle Bestimmung des Strichprobenumfangs bietet dem Benutzer die Möglichkeit, individuell zu entscheiden wie viele Räume geprüft werden sollen - vollkommen unabhängig von möglichen Vorgaben. Bei Auswahl des Eintrags manuell kann in dem Feld Losgröße die Anzahl der Räume des ausgewählten Loses eingesehen werden. Auf Grundlage dessen, kann der Benutzer dann entscheiden, wie viele Räume er davon in die Stichprobe nehmen will. Die Stichprobengröße kann bei manueller Angabe zwischen einem Raum und der Gesamtzahl aller Räume in einem Los betragen.
essentialsFM bietet dem Benutzer die Möglichkeit die Stichprobe nach der Empfehlung der DIN Norm 13549 zusammenzustellen. Dazu sind standardmäßig die Prüflevel der DIN Norm in essentialsFM in Form von Objekten hinterlegt. Diese lassen sich über das System vom Benutzer nicht anpassen.
Der Prüfungsgrad/das Prüflevel und die Größe des Reinigungsloses legen den relativen Prüfumfang fest. Es werden drei Prüflevel vorgegeben, der normale, der verschärfte und der gelockerte Prüfgrad. Je nach Ergebnis der vorhergehenden Reinigungskontrollen kann einer dieser Prüfgrade durch essentialsFM empfohlen werden. Die Empfehlung richtet sich nach dem Ergebnis der vorangegangenen Reinigungskontrollen. Natürlich hat der Benutzer auch die Möglichkeit, die Empfehlung nicht anzunehmen und den Prüfgrad selbst festzulegen. Je nach Prüfgrad werden bei gleicher Losgröße also entweder weniger Räume für die Stichprobe ausgewählt (gelockerte Prüfung) oder mehr Räume (verschärfte Prüfung).
Die Bestimmung nach eigenen Vorgaben gibt dem Benutzer die Möglichkeit, die Stichprobengröße nach dem selben Verfahren wie die DIN Norm es vorgibt zu ermitteln, allerdings kann er die Prüfgrade selbst über die Thematische Datenpflege pflegen. Der Benutzer kann hier also selbst die Entscheidung darüber treffen, bei welcher Raumgröße unter welchem Prüfgrad wie viele Räume für die Stichprobe ermittelt werden. Er ist damit nicht an die DIN Norm gebunden.
Auch bei der Bestimmung der Stichprobengröße nach eigenen Vorgaben hat der Benutzer wieder die Möglichkeit sich den Prüfgrad über essentialsFM empfehlen zu lassen oder die Empfehlung nicht anzunehmen und seinen eigenen Prüfgrad zu definieren. Die Empfehlung richtet sich nach dem Ergebnis der vorangegangenen Reinigungskontrollen.
In den Moduleinstellungen kann der Benutzer entscheiden, ob er Stichprobe nach Reinigungslosgröße zufällig durch essentialsFM ermitteln möchte, oder ob er eine nach Nutzungsart geschichtete Zufallsauswahl vornehmen möchte. Der Benutzer hat dadurch den Vorteil bestimmen zu können, wie viele Räume aus welchen Nutzungsarten für die Stichprobe ermittelt werden sollen. So können Räume mit Nutzungsarten höherer Qualitätsniveaus, wie beispielsweise Sanitärräume intensiver kontrolliert werden, als Räume mit geringeren Qualitätsniveaus.
Der Benutzer kann beliebig viele Nutzungsarten für die Kontrolle hinzufügen. Das System zeigt zu jeder Nutzungsart die Gesamtanzahl an Räumen an, die die ausgewählte Nutzungsart hat. Hier hat nun der Benutzer die Möglichkeit aus der Gesamtanzahl eine Auswahl in ganzen Zahlen zu treffen (z.B. 3 von 9 Räumen) oder in einem prozentualen Anteil (33% von 100%). Das fehlende Gegenstück wird durch das System ergänzt. In der Fußzeile zeigt das System die Gesamtanzahl aller Räume der ausgewählten Nutzungsarten an und die durch den Benutzer getroffene Auswahl in ganzen Zahlen und in %.
Mit einem Klick auf Erstellen kann der Benutzer nun über eine zufällige Auswahl die Stichprobe ermitteln.
Ganz unabhängig von den bisher vorgestellten Verfahren hat der Benutzer über Auftrag anlegen (manuell) die Möglichkeit der Stichprobe nur selbst ausgewählte Räume hinzuzufügen, völlig losgelöst vom zufälligen Losverfahren. Dieses Verfahren bietet sich bei Nachkontrollen oder bei Räumen mit überdurchschnittlichem Qualitätsniveau an.
Für die Kontrolle relevante Dokumente können in der TAB-Karte Dateianhang abgelegt werden.
Der Reinigungskontrollauftrag wurde nun erstellt und zugewiesen und erhält dadurch den Status "zugewiesen". Er kann nun von dem eingetragenen Kontrolleur auf ein mobiles Gerät heruntergeladen werden. Sobald der Reinigungskontrollauftrag heruntergeladen wurde befindet er sich zur Bearbeitung auf dem mob. Gerät und erhält damit den Status "in Bearbeitung".
Der Bearbeiter kann vor Ort die Räume prüfen und die Prüfergebnisse dokumentieren. Um Aussagen darüber treffen zu können, welche Räume die Prüfung bestanden haben und welche durchgefallen sind wird das Qualitätsniveau betrachtet, welches zuvor vom Benutzer zu definieren ist.
essentialsFM bietet sechs Qualitätsniveaus an (0="keine Reinigung vereinbart" bis 5="Höchstes Qualitätsniveau"). Diese sind in Form von Objekten hinterlegt und können durch den Benutzer in der Thematischen Datenpflege je nach Bedürfnissen angepasst werden.
Standardmäßig sind die Qualitätsniveaus in vier Gruppen, abhängig von der Größe der Reinigungsfläche/Raum (bis 15m²; 16-35m²; 36-60m² und 61-100m²) unterteilt. Für jede Reinigungsflächengruppe ist die maximale Anzahl zulässiger Verschmutzungen je Raumkomponente (Hauptkomponenten, Wände&Decke, Restliches Inventar, Schlecht einsehbare Bereiche, Boden) definiert. Die Anzahl der Verschmutzungen wird aus der Summe von haftenden Verschmutzungen, nicht haftenden Verschmutzungen und Abfall gebildet.
Die Qualitätsniveaus können wahlweise von dem Benutzer auf Raumebene oder an Nutzungsarten gepflegt werden. Die Definition des Qualitätsniveaus beschreibt den Soll-Zustand, der im Anschluss an die Reinigung hergestellt worden sein muss und anhand dessen das Reinigungsergebnis ermittelt wird.
Bei durchgeführter Reinigungskontrolle erhält der Kontrollauftrag den Status "erledigt", das Kontrollergebnis lässt sich in der TAB-Karte Ergebnis einsehen.
Strichprobe beschreibt den durch den Portal-Benutzer ermittelten oder festgelegten Stichprobenumfang. Der Kontrolleur hat auf dem mob. Gerät jedoch bei entsprechender Berechtigung auch noch die Möglichkeit während seiner Begehung selbst Räume zusätzlich der Kontrolle hinzuzufügen. Die Anzahl der vom Kontrolleur selbst hinzugefügten Räume ist in dem Feld Zusätzlich kontrolliert einzusehen. Damit kann der tatsächliche Prüfumfang ungleich der Stichprobe werden, denn der Prüfumfang setzt sich aus der Stichprobe und den zusätzlich kontrollierten Räumen zusammen.
Wenn der Fall auftreten sollte, dass einzelne Räume aus der Stichprobe nicht geprüft werden konnten, beispielsweise weil diese während des Kontrollganges nicht zugänglich waren, kann die Anzahl der im Prüfumfang enthaltenen Räume größer sein, als die der kontrollierten Räume. Die Anzahl der tatsächlich kontrollierten Räume ist damit in dem Feld Davon kontrolliert einzusehen. Das ist der Wert, der in die Ergebnisberechnung einfließt.
Das Ergebnis (in %) richtet sich nach der Anzahl der Räume, deren festgelegtes Qualitätsniveau eingehalten wurde. Das Ergebnis kann dadurch Bestanden oder Nicht Bestanden sein. Ab wieviel % eine Kontrolle Bestanden ist, kann der Benutzer flexibel in den Allgemeinen Einstellungen zu diesem Modul in dem Feld Mindesterfüllungsgrad definieren. Außerdem nimmt essentialsFM anhand des Ergebnisses eine Bewertung nach dem Schulnotensystem vor.
Für den Fall, dass der Kontrolleur bei der Durchführung der Kontrolle einen Hinweis eingegeben hat, kann dieser hier eingesehen werden.