Alle Aufträge

Im Menüpunkt Alle Aufträge werden alle Aufträge aufgelistet und zur Bearbeitung freigegeben. Dieser Menüpunkt dient der Übersichts- und Kontrollfunktion für Disponenten und Facility Manager und ist dementsprechend auch nicht für alle Mitarbeiter verfügbar.

Die Standardeinstellung zeigt nur zur Bearbeitung freigegebene und stornierte Aufträge. Mit der Checkbox im oberen Feld der Ansicht lässt sich die Ansicht auf alle Aufträge aktivieren, auch die bereits abgeschlossenen. Die Einstellung wird pro Benutzer und Datenbank gespeichert. Informationen zur Konfiguration von Bearbeitungslisten sind dem gleichnamigen Abschnitt in diesem Handbuch zu entnehmen.

In diesem Menüpunkt Alle Aufträge können Aufträge im Read-Only Modus eingesehen (Auftrag anzeigen) oder bearbeitet (Auftrag bearbeiten) werden. Die bereits eingetragenen Daten können hier bearbeitet oder weitere hinzugefügt werden. Wird hier eine Datei angehängt, so wird diese nicht dem Melder angezeigt, sondern nur den Bearbeitern des Auftrages. Die Dateianhänge des Melders hingegen kann auch der Bearbeiter des Auftrages einsehen. Dateien können einem Auftrag zu jedem Zeitpunkt anhängt werden, sofern diese nicht abgeschlossen ist.

Oftmals muss ein Auftrag bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fertiggestellt sein. Daher lässt sich in dem Reiter Auftrag ein Zieltermin und eine Uhrzeit angeben. Ebenfalls können in diesem Reiter eine verantwortliche Abteilung (Pflichtfeld) und eine verantwortliche Person eingetragen werden, wenn dies nicht bereits vorher geschehen ist.

Der Zieltermin eines Auftrages kann durch zwei Varianten eingestellt werden. Zum einen durch die Abhängigkeit der Priorität, d.h. durch Auswahl der Priorität eines Auftrages wird der Zieltermin automatisch gesetzt. Die Abhängigkeit zwischen Priorität und Termin kann dabei von einem administrativen Mitarbeiter eingestellt werden (siehe Allgemeine Einstellungen).
Bei der zweiten Variante wird der Zieltermin durch sogenannte Service Level Agreements (SLA) bestimmt. Die Service Level Zeiten sind frei einstellbar. Dabei wird anhand der Örtlichkeit, des Gewerkes und der technischen Anlage, bezogen auf die Meldung bzw. den Auftrag, der Zieltermin automatisch ermittelt.

In der Auftragsliste wird das Verhältnis zum Zieltermin der Aufträge durch ein Ampelsystem farbig unterstützt. Dieses ist parametrierbar. Die Standardeinstellung ist, dass Aufträge mit erreichtem Zieltermin (Überschreitung der Frist) durch eine rote Markierung gekennzeichnet werden. Ebenfalls kann man einstellen, dass kurz vor Erreichen des Fälligkeitsdatums der Auftrag mit einer gelben Markierung visualisiert wird.

Informationen zur TAB-Karte Aufwände sind dem Abschnitt Meine Verantwortung zu entnehmen.

Der Auftrag kann nun gespeichert oder storniert werden.

Hinweis: Wartungs- und Instandsetzungsaufträge können zur Bearbeitung auch auf ein mobiles Gerät heruntergeladen werden. Wurden Aufträge auf ein mobiles Gerät heruntergeladen, sind diese zur Bearbeitung über das Portal gesperrt. Der Benutzer muss den Auftrag zunächst vom Gerät entziehen (Button Entziehen vom Gerät), um ihn bearbeiten zu können.