Meine Verantwortung
Im Menüpunkt Meine Verantwortung werden alle Aufträge, die von der eigenen Abteilung abgearbeitet werden müssen, aufgelistet. Eigene Abteilung ist in diesem Zusammenhang die Abteilung der im essentialsFM Portal angemeldeten Person. Dieser Menüpunkt ist vorzugsweise für die Verantwortlichen in einem Unternehmen gedacht, zum Beispiel einen Werkstattleiter oder Vorarbeiter. Informationen zur Konfiguration von Bearbeitungslisten lassen sich dem gleichnamigen Abschnitt in diesem Handbuch entnehmen.
In den Menüpunkten Auftrag anlegen oder Alle Aufträge konnte die verantwortliche Abteilung und die verantwortliche Person bereits festgelegt werden. Ebenfalls konnte in diesen Menüpunkten ein interner Mitarbeiter oder eine externe Firma durch den Disponenten zugewiesen werden. Ist dies bisher noch nicht geschehen, so erfolgt eine Zuweisung zu einem internen oder externen Zuständigen in Meine Verantwortung. Anhand des Status kann man erkennen, ob ein Auftrag bereits zugewiesen wurde (siehe Abbildung). Zugewiesene Aufträge können vom Ausführenden angenommen oder abgelehnt werden.
Sollen nur die Aufträge der persönlichen Verantwortung (der am essentialsFM Portal angemeldeten Person) angezeigt werden, so ist das Häkchen der Checkbox Meine Abteilung im Kopfbereich der Ansicht zu entfernen (siehe Abbildung). Die Einstellung wird pro Benutzer und Datenbank gespeichert.
Indem die Aufträge der ganzen Abteilung angezeigt werden, können beispielsweise im Krankheitsfall eines Kollegen dessen Aufträge mit übernommen werden. Wird zusätzlich noch die Funktion Alle Status anzeigen markiert, werden auch die bereits abgeschlossenen und stornierten Aufträge angezeigt. Entfernt man das Häkchen, so wird die Liste auf die noch aktuellen Aufträge beschränkt (erfasst, angenommen, zugewiesen, freigegeben, abgelehnt, erledigt).
Welchen Status eine Servicemeldung und ein Serviceauftrag annehmen kann, ist dem Abschnitt Exkurs: Definition der Status zu entnehmen.
Neben der Bearbeitung von Attributen lassen sich auch auch Dateien an einen Auftrag hängen. In der TAB-Karte Dateianhang hat der Benutzer darüber hinaus die Möglichkeit zu erkennen aus welcher Quelle die Dateien stammen (Meldung/Auftrag).
Wenn der Benutzer den Auftrag disponieren möchte, kann er dazu einen internen oder externen Ausführenden in die entsprechenden TAB-Karten eintragen. Diese können den Auftrag dann in der entsprechenden Bearbeitungsliste Meine Aufträge (intern) oder Meine Aufträge (extern) einsehen.
Um einen internen Ausführenden auszuwählen, muss die Checkbox Service/Instandhaltung (Standard) in dem Objekt der Klasse Person aktiviert werden.
Der Ausführende, beispielsweise ein interner Mitarbeiter oder eine externe Firma, kann nun einen Auftrag erledigen, indem nach der Selektion eines Auftrages der Button Auftrag erledigen gedrückt wird. Es öffnet sich nun ein Dialogfenster auf der TAB-Karte Erledigung. Hier lässt sich der Zeitpunkt der Erledigung eintragen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld, was bedeutet, dass der Auftrag ohne besagte Werte nicht erledigt werden kann. Klickt der Nutzer nun auf Auftrag erledigen, wird der Auftrag erledigt. Damit erfolgt die technische Erledigung des Auftrages.
Neben dem Erledigungsdatum können unter der TAB-Karte Aufwände die entstandenen Aufwände zur Bearbeitung des Auftrages eingegeben werden. Der Benutzer hat hier standardmäßig die Wahl zwischen internen, externen und Materialkosten und kann direkt aus der Übersicht den summierten Wert aller Aufwände entnehmen.
Hinweis: Die hier aufgeführten Aufwände belasten nicht das Budget. Sollen die entstandenen Kosten ein Budget belasten, so ist dafür die TAB-Karte Kosten zu verwenden. Diese TAB-Karte erscheint nur, wenn in den Allgemeinen Einstellungen zu diesem Modul die Option Auftrag mit Budget gesetzt wurde.
Sind Kosten bei der Bearbeitung des Auftrages entstanden, können diese mit Angabe der Rechnungsnummer und dem entsprechendem Sachkonto unter der TAB-Karte Kosten eingetragen werden. Wenn der Auftrag erledigt, aber nicht abgeschlossen wurde, tauchen die Kosten in der Budgetübersicht in der Spalte Abgerechnet auf. Werden durch die hier eingetragenen Kosten die Schätzkosten des Auftrages überschritten, wird das Budget mit den hier eingetragenen Kosten bebucht. Sollten die Kosten unter den Schätzkosten liegen, belasten weiterhin die Schätzkosten das Budget. Sobald der Auftrag kaufmännisch abgeschlossen wird, belasten in jedem Fall die abgerechneten Kosten das Budget. In der Budgetübersicht können die Schätzkosten trotzdem jederzeit eingesehen werden.
Hinweis: Kosten können nur eingetragen werden, wenn zuvor bei der Erstellung des Auftrages ein Budget ausgewählt wurde.
Mit Klick auf den Button Auftrag abschließen im unteren Bereich der Auftragsliste, lässt sich der Auftrag nun abschließen. Der Zuständige innerhalb des Unternehmens, beispielsweise der Werkstattleiter, schließt den Auftrag letztendlich kaufmännisch ab, nachdem er noch einmal die Ausführung des Auftrags kontrolliert und die Aufwände einträgt. Die Aufwände lassen sich in externe, interne Kosten und Materialkosten unterteilen.
Sind Kosten bei der Bearbeitung des Auftrages entstanden und wurde bei der Erstellung des Auftrages ein zu belastendes Budget ausgewählt, können diese mit Angabe der Rechnungsnummer und dem entsprechendem Sachkonto unter der TAB-Karte Kosten eingetragen werden. Sobald der Auftrag kaufmännisch abgeschlossen wird, wird das bei der Erstellung des Auftrages ausgewählte Budget mit den entstandenen Kosten belastet. Die Schätzkosten werden dann durch die abgerechneten Kosten ersetzt. In der Budgetübersicht können die Schätzkosten trotzdem jederzeit eingesehen werden.
Hinweis: Kosten können nur eingetragen werden, wenn zuvor bei der Erstellung des Auftrages ein Budget ausgewählt wurde.
Erledigung und Abschluss eines Auftrages lassen sich mit einem Datum und einem Bemerkungstext versehen. Zudem kann der Zuständige den ausgewählten Dienstleister bewerten. Diese Funktion ist nützlich, um am Ende des Jahres eine Entscheidung über die weitere Zusammenarbeit mit der externen Firma treffen zu können.
Wer hier Aufträge erledigen, abschließen und Aufwände eintragen darf, kann in den Allgemeine Einstellungen festgelegt werden.
Wird der Auftrag nun abgeschlossen, trägt er den Status abgeschlossen und taucht nur noch in der Ansicht der Auftragsliste auf, wenn die Checkbox Alle Status anzeigen aktiviert ist.
Welchen Status eine Servicemeldung und ein Serviceauftrag annehmen kann, ist dem Abschnitt Exkurs: Definition der Status zu entnehmen.