Alle Verträge
Im Menüpunkt Alle Verträge werden alle angelegten Vertragsobjekte aufgelistet. Hier können die bestehenden Verträge angezeigt (Vertrag anzeigen), bearbeitet (Vertrag bearbeiten) und neue Verträge angelegt (Vertrag anlegen) werden.
Informationen zur Konfiguration von Bearbeitungslisten sind dem Abschnitt Konfiguration von Bearbeitungslisten zu entnehmen.
Möchten Sie einen neuen Vertrag anlegen, so öffnet sich nach dem Klick auf Vertrag anlegen, zunächst ein Dialogfenster, in welchem die gewünschte Vertragsart ausgewählt werden kann. Der Abbildung können Sie die standardmäßig angelegten Vertragsklassen entnehmen.
Nach der Auswahl der Vertragsklasse öffnet sich ein Detailfenster in welchem das neu anzulegende Vertragsobjekt mit Attributwerten angereichert werden kann. Das Detailfenster gliedert sich standardmäßig in einen Kopf (Objektart, Vertragsnummer) und ein TAB-Karten-Register (Vertragsdaten, Termine/Werte, Verwaltung, Vertragsaktivitäten, Dateianhang) welches sich beliebig erweitern und konfigurieren lässt.
Hinweis: Die TAB-Karten und deren Inhalte können sich zwischen den einzelnen Vertragsklassen unterscheiden, so enthält beispielsweise die Klasse Kaufvertrag die zusätzliche TAB-Karte Gewährleistungen. Welche TAB-Karten und Attribute angeboten werden, wird durch den administrativen Benutzer bestimmt.
In der TAB-Karte Vertragsdaten werden die grundlegenden Daten des Vertrages erfasst.
In der TAB-Karte Termine/Werte können Daten wie Vertragsgültigkeit ab, Laufzeit, Kündigungsfristen und Vertragsende, sowie die vereinbarten Bestellwerte gepflegt werden.
Sollten Vertragskosten anfallen, so sind diese unter dem Reiter Termine/Werte in dem Feld Bestellwert pro Jahr einzutragen. Dazu ist eine Budgetkategorie auszuwählen, die vom Typ Projekte, Instandsetzung oder Wartung sein kann. Da sich die Vertragslaufzeit über mehrere Jahre hinziehen kann, wird durch die Auswahl einer Budgetkategorie vom System automatisch immer genau das Budget ermittelt, welches dem aktuellen Jahr (in welchem der Vertrag gültig ist) entspricht und der angegebenen Budgetkategorie zugewiesen ist.
Hinweis: Ein zugeordnetes Budget wird erst mit Klick auf das €-Symbol belastet. Informationen zur Belastung des Budgets mit Vertragskosten entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Abschnitt.
In der TAB-Karte Verwaltung folgen Einträge wie Lagerort, Sachbearbeiter, Status, sowie die Freigabedaten des Vertrages.
In dieser TAB-Karte werden der Erfasser des Vertrages und seine Abteilung als Sachbearbeiter vorbelegt. Der Status eines neuen Vertrages erhält den Default-Wert in Bearbeitung.
Hat der Sachbearbeiter die Pflege des neuen Vertrages beendet und unterliegt der Vertrag nicht dem Freigabeprozess, so kann der Sachbearbeiter den Staus auf aktiv setzen. Ist der Freigabeprozess obligatorisch, so ist der Vertrag auf in Bearbeitung zu setzen. Der Vertrag kann dann nur innerhalb des Freigabeprozesses von einer anderen Person als der Sachbearbeiter auf den Status aktiv gesetzt werden. Ist ein Vertrag bereits ausgelaufen, so ist er auf inaktiv zu setzen (siehe dazu Vertragsfreigabe).
In der TAB-Karte Vertragsaktivitäten kann der Bediener eine oder mehrere Aktivitäten, die für diesen Vertrag durchzuführen sind, definieren. Die Terminangabe bezieht sich dabei auf die Aktivität, nicht auf das Vertragsende.
Beispiel:
Läuft ein Vertrag zu einer festgelegten Frist aus, so wäre eine denkbare Aktivität die Wiedervorlage des Vertrages. Dazu kann ein Verantwortlicher einer bestimmten Abteilung für die festgelegte Aktivität ausgewählt und die Einstellung vorgenommen werden, diesen durch eine Reminder-E-Mail an die Aktivität zu erinnern.
Ist der Termin der Aktivität in einer einstellbar absehbaren Zeit fällig, so erscheint diese in der Aktivitätenliste (siehe Aktivitätenliste (eigene)) des Verantwortlichen. Wird die Aktivität von dem Verantwortlichen durch Setzen des Erledigungsdatums quittiert, so verschwindet diese aus der Aktivitätenliste. Es können beliebig viele Aktivitäten vom Anwender eingestellt werden.
Eine Besonderheit ist die automatische Erzeugung einer Aktivität durch das System. Wird zu einem Vertrag das Attributfeld Vertragsende (TAB-Karte: Termine/Fristen) gefüllt, so wird automatisch, mit einem einstellbaren Offset zum Vertragsende, die Vertragsaktivität Wiedervorlage für den Sachbearbeiter generiert. Die vom System generierten Aktivitäten sind an der Bemerkung System im Feld Bemerkung zu erkennen (siehe Abbildung).
In der TAB-Karte Dateianhang können diesem Vertrag beliebig viele elektronische Dokumente zugeordnet werden. Falls gewünscht können diese Dokumente durch ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden.
Durch einen Doppelklick auf einen selektierten Vertrag oder den Klick auf den Button Vertrag bearbeiten lassen sich die eingegebenen Attributwerte des entsprechenden Vertrages bearbeiten.
Auch Vertragskosten (Bestellwert pro Jahr) lassen sich hier eintragen, sodass diese mit einem entsprechenden Budget verrechnet werden können. Informationen zur Belastung eines Budgets mit Vertragskosten sind dem entsprechenden Abschnitt zu entnehmen.
Durch Klick auf das €-Symbol im Fußbereich der Ansicht, wird für alle aktiven Verträge, die eine Budgetkategorie zugeordnet haben, das zugehörige aktive Jahresbudget ermittelt und mit den Vertragskosten belastet. Die Vertragskosten (Bestellwert pro Jahr) werden dabei auf Monatsbasis runter gebrochen. Bei der Berechnung des Budgets werden die anfallenden Vertragskosten mit [Bestellwert pro Jahr]/12*[Anzahl der Restmonate bis zum Jahresende/Vertragsende] (je nachdem was zuvor eintritt) berechnet. Damit wird die Belastung des Budgets durch die Vertragskosten auf Monatsbasis sichergestellt.
Dem Info-Fenster können die verbuchten Verträge, die ausgewählte Budgetkategorie und das Budget für das entsprechende Jahr entnommen werden. Die Budget-IDs finden sich im Budgetmanagement als Vorgangsnummern wieder.
Durch Auswahl der entsprechenden Vorgangsnummer kann das bebuchte Budget im Modul Budgetmanagement in der Budgetverwaltung gefunden werden.
